Manajemen Perubahan

Sebuah perubahan nyatanya tidak dapat selalu diterima dengan baik oleh setiap individu maupun organisasi. Manajemen perubahan diperlukan untuk mengarahkan proses dan dampak perubahan ke titik perubahan yang positif. Aktivitas manajemen perubahan SPAN berfokus pada strategi untuk mengelola para pemangku kepentingan di DJPBN, DJA, Bappenas, Kementerian/Lembaga, dan pemangku kepentingan lain yang terkena dampak implementasi SPAN. Strategi yang ditempuh antara lain :

Pembentukan Komite Implementasi SPAN dan SAKTI (KISS)

Komitmen dan dukungan pimpinan sangat penting artinya dalam pengembangan dan implementasi SPAN. Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. KEP-159/PB/2011, menjadi tonggak awal dibentuknya Komite Implementasi SPAN dan SAKTI (KISS). Beranggotakan pucuk-pucuk pimpinan unit kerja DJPBN baik di pusat maupun daerah, KISS berperan untuk mendukung kesuksesan SPAN dan SAKTI serta pihak eksternal (Kementerian/Lembaga) yang terkait unitnya. Berbagai program komunikasi diselenggarakan, seperti Sosialisasi SPAN dan SAKTI, pembagian Kabar SPAN, brosur, dan lain-lain. Dalam kegiatan deployment infrastruktur, KISS melakukan pendampingan kepada Tim Deployment dalam pemasangan jaringan dan penyebaran hardware. Selain itu, KISS juga memegang peranan penting dalam persiapan dan koordinasi dalam rangka pilloting dan rollout SPAN di masing-masing unit kerja.

Tujuan KISS:

  1. Wadah resmi kegiatan operasional implementasi SPAN di direktorat teknis Kanwil dan KPPN serta membantu implementasi SAKTI pada satuan kerja.
  2. Wadah formal perwujudan komitmen dan dukungan pimpinan direktorat teknis dan kantor-kantor wilayah dalam kegiatan implementasi dan operasional pelaksanaan SPAN dan SAKTI.
  3. Dasar formal bagi Duta SPAN Unit untuk menjalankan tugasnya.
  4. Salah satu media penyebaran informasi yang efektif di direktorat teknis, kantor wilayah, KPPN, dan satuan kerja.
  5. Saluran umpan balik yang dapat dipercaya oleh Tim SPAN untuk mengetahui keadaan dan isu-isu di lapangan.
  6. Memastikan keterlibatan seluruh jajaran pimpinan dan pegawai direktorat teknis, kantor wilayah, dan KPPN dalam implementasi SPAN.

Survey Kesiapan Perubahan

Survey Kesiapan Perubahan (SKP) dilakukan kepada seluruh populasi pegawai DJPBN, DJA, dan Pusintek. SKP I dilaksanakan pada bulan November 2010, sedangkan SKP II dilaksanakan tepat satu tahun kemudian.

Tujuan Survey Kesiapan Perubahan:

  1. Memahami tingkat kesadaran, pemahaman, dan penerimaan para pemangku kepentingan akan implementasi SPAN.
  2. Memahami tingkat kesiapan unit-unit kerja di dalam organisasi Kemenkeu yang terlibat implementasi SPAN secara keseluruhan.
  3. Mengidentifikasi hal-hal positif yang perlu dipertahankan serta isu/masalah seputar kesiapan para pemangku kepentingan dalam rangka implementasi SPAN yang perlu diperhatikan.
  4. Mengidentifikasi hal-hal yang perlu disiapkan sebagai bagian dari strategi program manajemen perubahan dan komunikasi SPAN.

Survey Komunikasi SPAN

Selayaknya gading yang tak retak, tinjauan berkala terhadap pelaksanaan kegiatan komunikasi SPAN dirasa perlu untuk diselenggarakan. Survey Komunikasi SPAN menjadi sarana yang dipilih oleh Tim CMC untuk mendapatkan gambaran mengenai efektivitas dari program-program komunikasi SPAN yang telah diimplementasikan dan mengidentifikasi hal-hal yang dapat ditingkatkan atau diperbaiki.

Tujuan Survey Komunikasi SPAN:

  1. Mengukur persepsi kesadaran para pegawai  akan keberadaan media komunikasi SPAN, yang terdiri dari Kabar SPAN, Website SPAN, GKM SPAN, Brosur SPAN, Poster SPAN, dan akun Facebook SPAN.
  2. Mengukur intensitas dan kualitas kegiatan akses para pegawai terhadap media komunikasi SPAN.
  3. Mengukur pemahaman para pegawai pada konten di dalam media komunikasi SPAN.
  4. Mengukur persepsi kebutuhan para pegawai akan informasi seputar SPAN.

Survey Duta SPAN

Duta SPAN adalah “Agen Perubahan” implementasi SPAN. Program ini telah diimplementasikan oleh Tim CMC SPAN sejak bulan April 2011. Kelahiran program Duta SPAN berawal dari hasil Pemetaan Pemangku Kepentingan (Stakeholder Mapping) dan Survey Kesiapan Perubahan I.

Tujuan Duta SPAN:

  1. Menyalurkan informasi serta memberikan pemahaman akan visi, misi, tujuan, dan manfaat implementasi SPAN kepada para pemangku kepentingan.
  2. Membantu kegiatan komunikasi seputar kemajuan terkini SPAN dan koordinasi kegiatan pelatihan terkait roll out SPAN berdasarkan arahan dari Tim Proyek SPAN Kantor Pusat.
  3. Menjadi jembatan penghubung antara Tim SPAN dan para pemangku kepentingan di unit-unit kerja SPAN.

Duta SPAN dibagi menjadi dua kelompok:

  1. Duta SPAN Koordinator: pegawai DJPB, DJA, dan Pusintek yang ditunjuk untuk menjadi koordinator kegiatan Duta SPAN Unit di setiap unit kerja.
  2. Duta SPAN Unit: pegawai DJPB, DJA, dan Pusintek yang ditunjuk untuk mengimplementasikan kegiatan CMC SPAN di setiap unit kerja. Duta SPAN Unit di setiap unit kerja juga bertugas sebagai Sekretaris Komite Implementasi SPAN dan SAKTI (KISS).

Program Duta SPAN Unit dievaluasi secara berkala untuk mendapatkan gambaran mengenai efektivitas dari program Duta SPAN dan mengidentifikasi hal-hal yang dapat ditingkatkan atau diperbaiki. Evaluasi dilakukan melalui laporan berkala Duta SPAN dan Survei Kesiapan Perubahan.

Berdasarkan hasil Survey Kesiapan Perubahan II, terdapat peningkatan jumlah responden yang signifikan dibandingkan Survey Kesiapan Perubahan I. Peningkatan ini diperkirakan terjadi sebagai akibat telah diimplementasikannya program Duta SPAN pada tahun 2011. Para Duta SPAN Koordinator dan Duta SPAN Unit telah berhasil mendorong tingkat kesadaran, pemahaman, dan partisipasi pegawai DJPBN, DJA, dan Pusintek.

Program Kesadaran Pengamanan Teknologi Informasi

Kehidupan manusia saat ini akrab dengan Teknologi Informasi (TI). Berbagai sendi kehidupan manusia telah bergantung pada TI sampai pada tahap di mana kerusakan atau kegagalan sistem TI memberikan dampak yang merugikan bagi manusia. Di lingkup Kementerian Keuangan, penggunaan TI juga telah menjadi bagian penting dalam kegiatan pengelolaan keuangan negara sehingga keamanan dan kestabilan sistem TI menjadi sebuah keharusan.

Manusia sebagai pengguna TI merupakan bagian terlemah dari pengelolaan keamanan TI. Sadar atau tidak, kita mungkin pernah melakukan kesalahan yang dianggap sepele namun dapat mengancam keamanan TI. Perilaku menempel username dan password, di atas meja atau monitor PC, men-download  filedari sumber-sumber yang tidak terpercaya, atau sekadar lupa mengaktifkan anti-virus dan anti-spyware di PC/komputer. Hal ini berdampak pada pekerjaan dan seluruh kegiatan operasional pelayanan Kemenkeu.

Implementasi SPAN, Kemenkeu akan menerapkan sistem TI yang semakin canggih. Salah satu fitur yang akan diterapkan SPAN adalah jejak audit (audit trail) yang akan merekam setiap kegiatan pengguna dalam sistem  SPAN. Kecanggihan ini menuntut kesadaran tinggi dari para pengguna SPAN akan pentingnya keamanan TI, untuk memastikan keberlangsungan kegiatan pengelolaan keuangan negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Oleh karena itu, perlu adanya program kesadaran pengamanan teknologi informasi dalam berbagai kegiatan mulai dari sosialisasi, workshop, dan penyusunan booklet “Panduan Keamanan Teknologi Informasi”.

Untuk mengunduh booklet Panduan Keamanan Teknologi Informasi, klik di sini.

Program Kesadaran Pemanfaatan E-mail Resmi Kementerian Keuangan (@depkeu.go.id)

Penggunaan e-mail bukanlah hal yang asing lagi, terutama bagi pegawai di lingkungan Kemenkeu. Apalagi, setiap pegawai Kemenkeu difasilitasi dengan e-mail Depkeu. Kemudahan pengiriman data dan fasilitas pendukung lainnya menjadi fitur menarik yang ditawarkan oleh e-mail Depkeu. Bagaimana tips dan trick menggunakan email Depkeu?

Selengkapnya tentang  Panduan Keamanan Surat Elektronik (E-mail) Depkeu, klik di sini.

Program Leadership

“Change flows downhill”. Keterlibatan pimpinan dalam mengawal perubahan mutlak diperlukan. Koordinasi di antara pimpinan begitu penting untuk menjamin kesepahaman kata  sehingga satu suara dalam mensosialisasikan SPAN.

Tim CMC SPAN secara rutin menyelenggarakan SPAN Power Lunch For Leaders dan Konsolidasi Komite Implementasi SPAN dan SAKTI (KISS). Melalui kegiatan tersebut diharapkan membina koordinasi dan sinergi di antara jajaran pimpinan sehingga semakin mantap mendampingi pegawai memasuki masa implementasi SPAN.

Berikan Rating Anda

Your rating: None Average: 3 (2 votes)

Add comment

Silakan login atau daftar dulu untuk mengirim komentar

IT - Service Desk

Cari tahu jawabannya di halaman  F.A.Q.